Dispenses d'affiliation : comment les gérer dans votre entreprise?

Depuis le 01 janvier 2016, avec l’arrivée de la mutuelle obligatoire dans les entreprises du secteur privé, des dispenses de droit sont venues complétées les dispenses existantes permettant aux salariés de ne pas adhérer à la mutuelle d’entreprise.

Mais dans quelles conditions cette capacité est-elle offerte ?

Les ayants-droits, conjoint, enfant(s) peuvent-ils être soumis à l’obligation d’adhérer à cette mutuelle obligatoire entreprise ?

Comment formaliser sa dispense d’affiliation ? Existe-t-il des exemples de lettre à utiliser ?

Y-a-t-il des conséquences négatives à la dispense ?

Nous vous indiquons tout ce que vous devez savoir ici !

Dispense d'affiliation définition

La dispense mutuelle est un sujet qui ne cesse de faire débat au sein des entreprises. Elle est même parfois source de conflit entre les salariés et leur employeur alors que les règles régissant les dispenses sont clairement établies (à l’exception de quelques interprétations à surveiller).

Pour l’entreprise, l’application de cette disposition est non négociable. Elle permet d’éviter de s’exposer à un risque URSSAF et à ses conséquences : la perte du bénéfice des déductions fiscales et sociales associé aux cotisations mutuelle.

Pour le salarié, la dispense mutuelle obligatoire a été instaurée à son seul bénéfice pour lui permettre de ne pas supporter une double cotisation (dans le cas d’une adhésion mutuelle déjà en place en tant qu’ayant droit par exemple). Elle lui permet aussi de s’éviter les complications d’un changement de mutuelle dans le cadre d’un contrat de travail de courte durée.

Qui peut refuser la mutuelle obligatoire?

Il existe deux types de dispenses :

1. Celles dites de droit, imposées à l’employeur.
2. Celles facultatives que l’entreprise peut décider d’intégrer, généralement pour tenir compte des spécificités d’organisation.

Les dispenses de droit:

La première dispense que nous détaillons ici est celle de la dispense dite « loi Evin » et plus particulièrement son article 11. Elle précise que tout salarié présent lors de première mise en place d’un régime mutuelle et par décision unilatérale uniquement, ne peut être contraint à cotiser contre son gré.

Il est alors nécessaire pour le salarié de vérifier le formalisme de mise en place (si le dispositif a été mis en place au travers d’un accord d’entreprise, il ne pourra pas se prévaloir de cette dispense). De même, dès lors que la cotisation est à la charge exclusive de l’employeur, cette dispense ne pourra pas s’appliquer.

La seconde dispense concerne les salariés qui disposent d’un contrat de travail de courte durée, CDD ou contrat de mission de moins de 3 mois. Pour pouvoir en justifier, cependant, le salarié devra justifier d’une adhésion à un régime mutuelle individuelle qui respecte les conditions du contrat responsable.

Les bénéficiaires de la complémentaire santé solidaire peuvent eux aussi se dispenser d’adhérer à la mutuelle de l’entreprise. La dispense cesse en même temps que la perte de ce bénéfice.

Quatrième dispense, la capacité de ne pas adhérer au moment de l’embauche pour les bénéficiaires d’une mutuelle individuelle. Cette dispense se veut éphémère. Son effet prendra fin à l’échéance du contrat individuel. Dès lors, le salarié concerné devra rejoindre le régime obligatoire de l’entreprise. Sachez qu’un salarié peut faire, dès son embauche, une demande de résiliation mutuelle pour mutuelle obligatoire d’entreprise auprès de son assureur.

L’assureur concerné pourra le libérer de son engagement et ainsi lui permettre de rejoindre le régime obligatoire de son entreprise. Ne l’oublions pas, la participation de l’employeur dans le cadre du financement partiel ou total d’une mutuelle est un réel avantage social. Vous souhaitez disposer d’un modèle de lettre gratuitement ? Vous pouvez directement cliquer sur ce lien : 📝

Vous pouvez refuser d’adhérer à la mutuelle si votre cotisation représente 10% ou plus de votre salaire.

Enfin, les salariés qui disposent d’une couverture en tant qu’ayant-droit, ce qui signifie couvert par le contrat de leur conjoint, sont concernés par la capacité de dispense. Le contrat en question devra cependant revêtir un caractère collectif et obligatoire. Il faudra que le salarié demande à l’employeur de son conjoint la production d’une attestation mutuelle obligatoire famille tous les ans.

Les dispenses facultatives

Pour les dispenses d’affiliation facultatives à la main de l’employeur, nous retrouvons le cas des CDD de plus de 3 mois ou d’un an ou plus. Attention cependant, nous l’avons précisé précédemment, cette faculté doit être inscrite dans l’acte fondateur instituant le régime « mutuelle ». En d’autres termes, ces capacités doivent être inscrite sur la décision unilatérale ou l’accord d’entreprise.

Comment formaliser sa dispense d’affiliation ?

Tout d’abord, la dispense ne peut se faire qu’à des moments précis :

• Au moment de l’embauche
• A la date à laquelle prend effet la dispense

Cette demande doit toujours être formulée par écrit à son employeur et être accompagnée des justificatifs. Elle doit être renouvelée chaque année pour les cas qui le permettent.

Prenons en exemple le bénéficiaire d’un contrat individuel au moment de son embauche, celui-ci devra rédiger sa demande de dispense qu’il adressera à son employeur avec comme justificatif la copie de son contrat individuel indiquant la date de la fin d’engagement. Vous souhaitez disposer d’un modèle de dispense gratuitement. Vous pouvez directement cliquer sur ce lien : 📝

Y-a-t-il des conséquences au renoncement de la mutuelle d’entreprise ?

Le renoncement n’est pas neutre. Même si cette capacité participe à éviter les doublons de couverture, la dispense a pour conséquence :

• De ne pas pouvoir prétendre au bénéfice de la portabilité et donc au maintien gracieux de la couverture au moment du départ de l’entreprise et dans les cas y donnant droit (licenciement, rupture conventionnelle, …)
• De ne pas bénéficier évidemment des avantages fiscaux et sociaux du financement de la complémentaire d’entreprise.
• De ne pas pouvoir prétendre au maintien des garanties au moment du départ à la retraite et dans les conditions prévues par l’article 4 de la loi Evin.

L’ayant-droit d’un salarié peut-il être concerné par ce dispositif de dispense alors même qu’il ne fait pas parti de l’entreprise ?

L’employeur peut en effet décider de rendre obligatoire l’adhésion des ayants-droits en finançant la cotisation de ceux-ci. Cette disposition est à souligner comme étant vertueuse. Par le fait de rendre obligatoire son adhésion, l’employeur participe à la protection sociale de toute la famille et non pas uniquement de son salarié. La contrainte ici, c’est l’obligation de faire adhérer ses ayants-droits.

Heureusement, comme pour le salarié, la dispense pour les ayants droits déjà couverts par une complémentaire obligatoire s’applique.

Les conseils de nos experts

Employeur, vérifier ou faites vérifier votre acte fondateur pour être certain d’appliquer les dernières dispositions en matière de dispense. N’hésitez pas à mettre une organisation qui vous permettra le rappel des demandes de dispenses chaque année quand c’est nécessaire ainsi qu’à l’issu de chaque contrat individuel.

Salarié, prenez connaissance de l’acte fondateur de votre entreprise pour vérifier les dispositions associées au contrat frais de santé. Prenez en considération tous les aspects du bénéfice de la mutuelle d’entreprise. Au-delà de son financement partiel ou total par votre employeur, c’est le bénéfice de la portabilité en cas de licenciement qui sera apprécié. Au moment du départ à la retraite, vous pourriez également bénéficier du maintien de vos garanties dans les mêmes conditions mais pour une période limitée.

 Vous pouvez retrouver ces éléments sur le site officiel de la sécurité sociale: https://boss.gouv.fr/portail/accueil/protection-sociale-complementair.html#dispenses_1