La mutuelle d'entreprise est un dispositif collectif mis en place par une entreprise. Elle permet d'assurer la couverture des risques santé des domaines suivants :
- Hospitalisation
- Soins de Ville
- Optique
- Dentaire
Rendu obligatoire depuis le 01 janvier 2016 par l'Accord National Interprofessionnel de 2013 pour les entreprises du secteur privé y compris les associations, la mutuelle complète les remboursements de la sécurité sociale. Elle est prise en charge par l'employeur à hauteur de 50% minimum.
La mutuelle d’entreprise est un sujet vaste qui touche autant de périmètres que :
- La réglementation, sensible pour l’entreprise,
- Le climat social tout aussi essentiel
- Les finances de l’entreprise
Généralement attribué au directeur des ressources humaines de l’entreprise, ce sujet mérite d’être développé pour apporter une vision claire et exhaustive permettant de faciliter la prise de décision lors d’un changement. C’est ce que nous avons voulu éclaircir au travers de nos différentes publications que vous pourrez apprécier. Vous y trouverez des réponses sur les thématiques associées à la mutuelle collective.
Obligations : le contrat est-il soumis à une règlementation particulière ?
Les garanties doivent respecter plusieurs dispositions qui s’appliquent, quelque soit la convention collective de l’entreprise. Nous vous les détaillons ci-dessous. Sachez cependant que ces dispositions entrent dans un cadre universel. Toute entreprise est soumise à ces normes. Ces normes sont cependant susceptibles d’être complétées par des dispositifs conventionnels !
Le contrat responsable : comment le gouvernement entant réguler une partie de la consommation médicale ?
Tout d’abord les garanties doivent respecter les dispositions du contrat responsable. Nous vous en résumons les caractéristiques générales.
Le contrat responsable encadre de nombreuses garanties. Elles respectent ainsi des prises en charge planchers et des plafonds. C’est le cas des garanties optiques qui sont composées de prises en charge minimums mais aussi de plafonds. Ainsi, par exemple, le contrat ne pourra pas permettre une prise en charge de la monture à plus de 100€ (depuis le 01 janvier 2020, la prise en charge était de 150€ avant cette date).
Une autre particularité instaurée par le contrat responsable concerne la notion de médecin CAS ou Hors CAS désormais nommé médecin OPTAM ou hors OPTAM ou DPTAM ou hors DPTAM. Si nous simplifions, l’assuré est confronté à deux possibilités.
- Le médecin est signataire d’un contrat avec la sécurité sociale. Il sera alors considéré comme CAS, OPTAM ou DPTAM et le remboursement ne sera pas plafonné.
- Le médecin n’est pas signataire d’un contrat avec la sécurité sociale. Il est dans ce cas considéré comme hors CAS, hors OPTAM ou hors DPTAM. Le remboursement est alors plafonné à 200% de la base de remboursement (remboursement sécurité sociale et mutuelle cumulés).
Attention à ne pas confondre les notions de médecin de secteur 1,2, honoraire libre et la notion de CAS, OPTAM ou DPTAM. Pour bien appréhender ces différences, nous vous proposerons prochainement un article sur la catégorisation des médecins en France.
Le non-respect des dispositions du contrat responsable entraîne des conséquences financières non négligeables pour l’employeur : Taxe sur les contrats d’assurance plus élevée et perte des déductions fiscales et sociales associées au contrat.
Vous voulez en savoir plus sur le contrat responsable ? Prochainement nous publierons un article qui rappelle les détails de ces obligations.
100% santé : comment faciliter l’accès aux soins des assurés ?
Le contrat responsable digéré, un niveau dispositif dénommé 100% santé a vu le jour au 01 janvier 2019. Cette réforme, déployée avec l’objectif de limiter le renoncement à des soins essentiels, touche directement le remboursement de trois grandes familles d'actes, le dentaire, l’optique et l’audioprothèse.
Le dispositif 100% santé est totalement effectif depuis le 01 janvier 2021. Le non-respect du 100% santé pour les entreprises entraîne les mêmes conséquences que celles du contrat responsable. Nouveauté cependant dans le cadre de cette réforme, les professionnels de santé sont également impactés.
Convention collective : quels impacts concernant vos obligations ?
En complément des obligations réglementaires précédemment évoquées, toute entreprise est soumise au respect des obligations liées à la convention collective appliquée. Sans pouvoir toutes les détailler ici, il existe 650 conventions bien que 80% des salariés dépendent des 50 principales, elles présentent toutes des obligations différentes en fonction des domaines suivants :
- Obligations concernant les niveaux de garanties
- Obligations concernant les niveaux de prise en charge
- Obligations concernant les taux de cotisation
- Obligations concernant les structures de cotisation
- Obligations de recours à des fonds sociaux (haut degré de solidarité)
Les catégories objectives, ensemble du personnel ou sélection par catégorie ?
En introduction, nous précisions que le contrat mutuelle d’entreprise avait un caractère obligatoire et collectif. Le contrat doit donc s’appliquer à tous les salariés de l’entreprise. Cependant, des catégories de personnel peuvent être distinguées au sein d’une même structure pour permettre de différencier par ailleurs les garanties, les taux de cotisation ou encore la part patronale dans le financement de cette cotisation.
Ces différences sont cependant réglementées par un décret paru le 09 janvier 2012. En substance, les catégories objectives peuvent être définies par 5 critères ; 2 critères cependant sont réellement utilisés pour définir les catégories en santé que sont les critères 1 et 2.
Le premier critère détermine la catégorie en fonction des statuts cadre/non cadre.
Le second détermine la catégorie en fonction de tranches de rémunération.
Théoriquement, les 3 derniers critères que nous développerons prochainement dans notre article dédié aux catégories objectives entrent dans le champ du cadre particulier. Ils sont donc très peu voire jamais utilisés, le risque de requalification étant trop important.
A noter que malgré la capacité qui est offerte de distinguer deux catégories de personnel, l’ensemble des salariés de l’entreprise doit être couvert par un régime frais de santé.
Décision unilatérale de l’employeur, accord ou référendum ?
Lors de la mise en place ou de la modification d’un régime mutuelle, l’entreprise doit rédiger un acte fondateur. Celui-ci a pour objectif de présenter aux URSSAF le bien fondé du dispositif. Il définit les contours de cette mise en place sans en détailler les aspects pratiques. Généralement l’acte fondateur comportera les éléments suivants en complément du rappel de son caractère collectif et obligatoire :
- L’identification de l’entreprise
- La population concernée
- La structure de cotisation
- Les cas de dispense
- Un rappel sur la portabilité des droits
- Les conditions du financement
Vous pourriez également y retrouver les garanties, les taux de cotisation ou encore l’assureur sélectionné. Nous vous alertons cependant sur le fait que plus cet acte est exhaustif, plus il a de risque de nécessiter une modification en cas de changement futur. Limitez-vous aux informations minimums.
Institution de prévoyance, mutuelle ou compagnie d’assurance ?
Lorsque vous devez faire assurer un contrat mutuelle, vous avez le choix entre trois types d’assureur : une institution de prévoyance, une mutuelle ou une compagnie d’assurance. Globalement, il n’y a pas de différence pour une entreprise d’être assuré par un type ou un autre. Nous sommes davantage ici sur des considération politiques ou sociales.
L’institution de prévoyance relève du code de la sécurité sociale alors que la mutuelle du code de la mutualité. Les différences résident dans le mode de fonctionnement de ces groupes, le premier étant paritaire, le second sur un principe démocratique. Elles sont sous la forme juridique d’une association loi 1901, avec pour principe de ne pas réaliser de bénéfice.
La compagnie d’assurance relève pour sa part de la loi régissant les sociétés commerciales. La plupart d’entres elles sont des sociétés anonymes composées d’actionnaires.
En conclure que les sociétés d’assurance puissent proposer des tarifs plus élevés et moins de services socialement impactant serait un raccourci bien trop rapide. Ces sociétés d’assurance ont su optimiser les coûts d’assurance, les tarifs sont souvent très proches de ceux d’une mutuelle ou d’une institution de prévoyance. Les services ne sont pas en reste, ces structures bénéficient généralement d’une capacité d’innovation particulièrement développée.
Le choix de « l’assureur » ne se fera donc généralement pas en fonction de son statut mais plutôt de ses performances et de son rapport qualité des prestations/cotisations.
Qui paye la mutuelle d’entreprise ?
La mutuelle d’entreprise présente un caractère obligatoire mais elle n’est pas gratuite pour autant pour le salarié. Généralement la cotisation est co-financée par l’employeur et ce même salarié. Nous l’évoquions au début de cet article, l’employeur ne peut pas prendre en charge moins de 50% de la cotisation. Il peut cependant prendre davantage s’il le souhaite, jusqu’à 100% de son montant.
Cette prise en charge doit être uniforme pour l’ensemble des salariés d’une même catégorie objective. Ce qui signifie que si le contrat a été souscrit pour l’ensemble du personnel, la prise en charge patronale sera identique pour tous les salariés. A l’inverse, si deux contrats existent au sein d’une même entreprise couvrant deux catégories objectives différentes (cadres et non cadres par exemple) alors le financement peut être différencié.
Précisons que depuis 2013, la participation patronale est imposable au même titre que le salaire. En fonction du montant de la mutuelle et de la part patronale, cette réintégration peut avoir quelques conséquences sur votre imposition. Il n’en demeure pas moins que le financement par l’employeur de la cotisation mutuelle reste avantageux pour le salarié.
Rappelons ici que la mutuelle d’entreprise est devenue un élément différenciant de la politique de l’entreprise. Par le biais de cette obligation, la société finance cette obligation qui devient un élément de la rémunération indirecte du collaborateur. C’est donc un critère supplémentaire pour attirer des talents et fidéliser ceux déjà dans l’entreprise.
Tarif mutuelle entreprise : comment est calculé la cotisation par l’assureur ?
En fonction de leur taille ou de leur convention collective, les entreprises ont accès à des tarifications différentes : mutualisées ou individualisées.
Lorsque la tarification est mutualisée, les assureurs déterminent le tarif d’une mutuelle d’entreprise en tenant compte de nombreux critères.
Convention collective : une approche mutualisée de la tarification.
Les branches professionnelles ont la capacité de négocier des accords. C’est le cas pour les principales branches qui ont mis en place des accords mutuelle. Ceux-ci peuvent prendre deux formes : la recommandation ou la labellisation.
Anciennement, il existait une autre forme dénommé désignation qui avait pour objet d’imposer l’organisme assureur à l’entreprise. Les clauses de désignation ayant été censuré par le conseil constitutionnel, l’entreprise est désormais libre de choisir son assureur tout en respectant les contours d’un éventuel accord conventionnel.
Les accords collectifs peuvent impliquer des garanties minimums supérieures au panier de soin instauré par le contrat responsable. Ils peuvent également régir la répartition de la cotisation, la structure de cotisation ou d’autres éléments encore, base de la construction d’un contrat mutuelle.
Rejoindre un assureur recommandé par la branche au travers de l’accord négocié représente une approche mutualisée. Celle-ci présente des avantages et des inconvénients. Nous pourrions mettre en avant comme avantage une mutualisation des risques entre toutes les entreprises ayants fait le même choix. Le revers de ce choix, c’est de ne pas avoir la maîtrise du choix total des garanties ni même de l’équilibre de son propre contrat.
Tarification individualisée, l’approche réservée aux entreprises de plus de 50 salariés.
En fonction des assureurs, il est possible d’obtenir une approche individualisée de la tarification du contrat mutuelle de l’entreprise dès 50 collaborateurs. Pour ce faire, l’assureur tient compte pour sa tarification de plusieurs éléments :
- La démographie détaillée des salariés de l’entreprise
- Les garanties en place
- L’historique des taux de cotisation sur plusieurs années (généralement au moins 3 ans)
- Les comptes de résultats du ou des régimes mutuelle
Ces éléments permettront aux équipes techniques de l’assureur d’évaluer le risque et d’en définir une tarification, tenant compte également des éléments exogènes qui impacteront cette tarification (les déremboursements de la sécurité sociale par exemple).
Dispenses d’affiliation, tous les salariés ont-ils l’obligation d’adhérer ?
Par principe, la mutuelle est un dispositif collectif et obligatoire. Ne pas respecter ce principe, c’est exposer l’entreprise à la perte du bénéfice des exonérations fiscales et sociales. Il existe cependant des dispositions permettant aux salariés de ne pas adhérer à la mutuelle dans certaines situations.
Ces dispenses ont pour principal objectif de décomplexifier la gestion de la mutuelle pour un salarié. Imaginons un salarié recruté sur un contrat à durée déterminée de courte durée. Lui imposer la résiliation de sa mutuelle individuelle pour rejoindre le régime collectif de l’entreprise pourrait avoir une conséquence financière négative quand le salarié devra retrouver une mutuelle au moment de son départ de l’entreprise. Sans compter sur les difficultés administratives que peut engendrer ce genre d’aller-retour.
Il existe plusieurs cas de dispenses, de droit ou à la main de l’entreprise. Pour connaitre en détail ces dispenses et leur fonctionnement, prenez- le temps de lire notre article sur ce sujet :
Dispenses d'affiliation : comment les gérer dans votre entreprise ?
Portabilité mutuelle, comment en faire bénéficier vos salariés ?
La portabilité mutuelle permet à un salarié sortant de l’entreprise de bénéficier du maintien de sa couverture mutuelle pour une durée maximum de 12 mois. Ce maintien est conditionné à la typologie de la rupture de son contrat de travail et à son affiliation préalable à la mutuelle de l’entreprise lorsqu'il en était salarié.
Le financement de la portabilité est supporté par l’employeur et les salariés toujours en activité dans l’entreprise. En réalité, le montant de la cotisation n’augmente pas directement avec le volume de salariés en portabilité.
Le poids des dépenses générées par les salariés portés intègre le compte de résultats mutuelle établit par l’assureur. C’est donc indirectement que l’impact est intégré dans les cotisations.
Résiliation de la mutuelle d’entreprise, Quelle latitude pour la société ?
Jusqu’au 01 décembre 2020, la résiliation d’un contrat mutuelle ne pouvait avoir lieu que le 01 janvier de chaque année en tenant compte d’un délai de prévenance de 2 mois. Les résiliations étaient donc transmises avant le 31 octobre pour une application dès le début de l’année suivante.
Depuis le 01 décembre 2020, la résiliation infra-annuelle est entrée en vigueur apportant plus de souplesse pour l’entreprise. Désormais, la résiliation du contrat peut intervenir à tout moment de l’année dès lors que celui-ci dispose d’une ancienneté supérieure à un an. Le délai de prévenance est d’un mois.
Ce nouveau dispositif apporte plus de souplesse dans la forme en imposant au précédent assureur entre autres d’organiser le transfert avec son confrère repreneur.
Le choix d’une mutuelle d’entreprise est délicat et se complexifie dès lors que l’objectif est de bénéficier d’une mutuelle collective sur mesure.
Des compétences acquises sur plusieurs années s’avèrent nécessaire à une étude rigoureuse.
Tout l'enjeu de ces supports est de vous apporter une vision complète des points d'attention à observer pour réaliser votre choix sereinement.
